Development department
備品管理システムで、備品を仮処分から本処分にしたのだが、備品現在高調書に載ってこない。
はじめ、データの異常かと思い、データを見たのだが異常は見当たらない。
そんなことをしていたら、担当の先生が教育委員会から送られてきた書類に書いてある文面を発見した。
処分後は、移管処理をしないとダメとのこと。
念のため、データ部をバックアップし、移管処理をしたら、備品現在高調書にも載った。
とりあえずこれでなんとかなったので、使ってもらうように頼んでおいた。
自分自身、ちゃんとマニュアルを読み理解しないとだめっぽい。
統合備品管理で二重登録してしまった備品のデータを消したい。
基本的には、通常の備品管理とやることは同じ。
「備品台帳」のテーブルから、該当する備品を消す。
次に、「現在高調書」のテーブルの金額を修正する。
そして、実際にシステムから、全備品のデータの数や金額を確認したり、現在高調書の画面の情報と一致していることを確認した。
昨年のデータから備品を消したので、昨年と今年の 2 つのデータに対して作業を行った。
備品管理システムを更新したら、一応動作した。
しかし、年度切り替えができない。
そのため、備品管理システムのシステム部のファイル名を修正したのだが、今度はエラーが出て起動しなくなった。
初めの年度切り替えができなかったのは、間違いなくシステム部のファイル名の問題であった。
次の、エラーメッセージだが、実際の画面を見たらただのマクロの許可をしていないだけだった。
そこで、マクロの許可をし、動作確認をした。
年度切り替えや基本的な機能の呼び出しなどが、問題なく使えた。
そのため、一応これで直ったのだが、問題は備品管理システムのデータがすべてファイルサーバー上にあること。
これだと、本来想定している利用環境ではない。
そこで、状況を説明し、1 人の先生のパソコンにすべてのデータを移動させた。
その後、実行して正常に動作するのを確認し、帰ることにした。
備品管理システム内に同じ備品が 2 重登録されているので、消してほしい。
登録されたのは去年。
まず、去年のデータから、不要な方の備品を消した。
その後、備品現在高調書を印刷する。
次に、今年のデータを開き、備品現在高調書を参考にしつつ、備品の数と金額を入力する。
そして、今年のデータから不要な方の備品を消した。
最後に、今年の備品現在高調書と、システム内の備品一覧の金額や数が一致することを確認した。
仮処分にした備品を、処分申請が通る前に処分扱いにしてしまった。
もとに戻してほしい。
基本的にはデータを見れば何とかなるのだが、まず「処分台帳」を確認した。
するとそこには処分された状態で登録されていなかったので、「備品台帳」を確認した。
そこでは処分済み扱いになっており、それを「仮処分」に変更したところ、予定されていた状態に戻すことができた。
このあたりの挙動は本当にこれで良いのか若干怪しいが、使ってもらうことにした。
備品管理システム更新後、普通に起動はするのだが、年度を切り替えようとするとエラーでできない。
なにか更新でミスをしているとは思ったのだが、具体的に何が原因かは電話では分からなかった。
実際に現物を見てわかったのだが、システム部のファイル名が違う。
というかこれが原因で、データ部の古いデータが正常に開けない。
そんなコードを書いた覚えはない (そもそもその処理は自分が書いたわけではないが) のだが、そういう挙動をしている。
システム部のファイル名を正しく直したら、年度切り替えもできるようになったので、使ってもらうように頼んでおいた。
備品管理システムの更新をしたのだが、起動しようとすると「2021年のデータがない」みたいなメッセージが表示される。
おそらくこれもほかの学校と同じように、ファイルの更新を間違えているのだろうと判断し、現地へ行く。
すると案の定、デスクトップ上にシステム部のファイルがあった。
ファイルを正しい場所へ移動したところ、正常に起動した。
マニュアルに不備があるので謝罪しつつ、ただしい更新手順を説明しておいた。
備品管理システムの更新がうまくいかない。
更新ができた気がするのだが、実行すると、「備品DB2021がありません」みたいなメッセージが表示される。
現地へ行って確認すると、データ部のファイルがなぜかデスクトップにある。
そこで、該当場所にファイルを移動させると、動くようになった。
……と思いたかったのだが、なぜかデータ部が 2019 年までしかない。
これはおかしいといろいろ調べてみたのだが、どれだけ調べても 2019 年のデータには今年度の情報はない。
しかし、昨年度の備品現在高調書なども出力できているので、表示されないはずがない。
間違って先生がデータを消したのかとも考えたが、いろいろ調べていくと、さらに奥のフォルダー上にすべてのデータが保存されていた。
どうやらファイルの保存場所が想定と異なる状態となっていた。
ファイルを正しい場所へ移動し、更新したところ無事に動くようになった。
備品管理システムを更新し、実行したらへんなエラーが出る。
このエラーは、更新手順のマニュアルにも載っていない。
○○.dll が見つかりません
みたいなエラー。
エラーメッセージを聞いた段階で、参照設定が間違っているのだと判断できた。
ただ、それを電話対応などで修復するのは無理なので、現地へ行き確認する。
予想どおり参照設定で「参照不可」になっているものがある。
一覧を見ると、バージョン違いの同じライブラリーがあったので、それにチェックを入れたところ、無事に起動するようになった。
しらべてみたところ、古いバージョンの Office のファイルを、新しいバージョンの Office で開くと、Microsoft Office Object Library とかいうやつは、自動的に新しいバージョンになるらしい。
しかし、その状態で、同じファイルを古いバージョンの Office で開くと、参照不可でエラーになるとのこと。
では、直す方法があるのかというと分からない。
使っていない備品の項目を消しても良いのか。
古いデータ部を消しても良いのか。
備品管理システムの研修をやってほしい。
使っていない備品番号については、本当にその備品が備品台帳に存在しなければ消しても良い。また、処分した翌年以降に、その備品番号を消しても問題ない。
古いデータ部は、消せば消えるが、システム的には存在していると認識してしまうので、消さないように頼んでおいた。
研修は、頼まれればやる。