備品管理システム

問い合わせ

備品管理システムのパソコンを別のパソコンへ移動したい。

対応

やること自体はフォルダーを移すだけなので簡単。

なのだが、実際にやってみたら、インストールされている Office が 64 ビットなのに気づく。これだと起動しない。

Office を 32 ビットに入れなおせばできるとは説明したが、そこまではやらないといわれたので、そのままにしておいた。

問い合わせ

備品管理システムで新しい備品項目、取引先企業を追加してほしい。

対応

それをやるには統合備品管理が必要ということで、統合備品管理システムでのやり方を説明しに行く。

基本的には、分類の番号に注意しながら追加するだけ。

追加後、マスターデータを出力し、各校に配るように手配すればよい、と説明しておいた。

問い合わせ

備品管理システムで (ほぼ) 使っていない備品コードがある。

この備品コードを別の備品として扱ってよいのか。

対応

一般的なデータベースの設計と、システムの仕様・理念に基づいて考えると、備品の名前を変えたとき、現在の備品と新しい備品がまったく同じものとして扱われるとしたら、変えても問題はない。

逆に、現在の備品と新しい備品が別物として扱われるとしたら、そのような使い方はしては困る。

と伝えておいた。

問い合わせ

備品管理システムで処分したはずの備品が残っている。

対応

現地で確認したが、備品一覧には処分した備品が残っていた。そして、状態はまだ「仮処分」。

それは、「備品処分」のところを見ても仮処分なので表示されていたので、間違いがない。

試しに処分してみると、本来の備品の数と金額と一致した。

間違いなく備品の処分を行ったというので、その言葉を信じるならば、Windows のデータがロールバックしたとしか思えない。

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処分後の備品の数、金額を確認し、間違っていない確証が得られたので、備品現在高調書を印刷しておいた。

問い合わせ

備品管理システムで、移管する備品を間違って処分にしてしまった。

対応

データベースの情報を直接いじらないとダメかと思ったが、調べてみると「備品処分」とかいうボタンで、いったん処分状態にしても移管状態に戻せた。

とはいえ、「本処分」をしてしまうと手遅れ (データベースの情報を直接いじらないとダメ) なので注意してほしいと伝えておいた。

問い合わせ

備品管理システムで、今年度の備品現在高調書を印刷しようとしたら、昨年度の情報が一切表示されない。

あと、昨年度の情報については備品の数と金額が合わない。

対応

正しいと思われる年のデータから順に修正していく。

バックアップを取り、備品の追加・削除の情報を照らし合わせつつ、修正する。

そして、今年度のデータについてはいったん削除し、再度新年度データを作成してみた。

すると無事に昨年の金額が表示されるようになったので、使ってもらうことにした。

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昨年度の情報が引き継がれなかった原因は不明。

どのような操作をしたのか聞いてもわからなかった。

問い合わせ

備品管理システムで今年度購入した備品を、今年度移管したら、備品現在高調書などの数字がおかしくなった。

対応

そもそも移管した理由が、登録したときの指定を間違えたということなので、修正時に正しい備品として情報を書き換えることにした。

その作業をする前に、データのチェック。

備品管理システムのデータ部のバックアップを取ってから、中を開く。

「移管情報」のテーブルから該当の備品を消し、「備品台帳」のテーブルから該当の備品の情報を正しく修正した。

その後、備品管理システムの画面上で、備品の数や金額などが正しいことを確認し、これで使ってもらうように頼んでおいた。

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近々どの学校でも備品監査があるらしい。

あと、行った操作を聞いたら、正しい操作をしているとしか思えない。

同じ年度に備品を移管するとそもそも集計結果がおかしくなる不具合があるのだろうか。

問い合わせ

備品管理システムで、項目に存在しない備品はどう登録したらよいか。

対応

よくわからなかったので、備品管理システムを取りまとめる事務の先生に聞いてみる。

すると、とりあえず近しい備品に登録してほしいということなので、直接電話をして対応してくれるということになった。

問い合わせ

備品管理システムで仮処分の備品が残ったまま年度更新してしまった。

ついでに、新しい年度のデータだと仮処分を本処分にできない。

対応

今年度のデータは (使い道はないのだがバックアップし)、テーブル一覧の登録から削除した。

そして、昨年度の状態に戻す。ちゃんと、昨年度のデータはバックアップを取る。

次に、「備品処分」とかいう画面で本処分をしようとしたのだが、なぜかできない。コードを調べてみたら、仮処分の日にちとフォームにあるテキストボックスの日にちが一致していないとだめらしい。

とはいえ、指定された処分日とは違うので、まずはテーブルを開き該当備品の仮処分の日にちを変える。

次に、本処分をする。

ここまでやったら、備品現在高調書を開き備品の数や金額に異常がないかを調べる。次に、備品一覧を確認し、数と金額を確認する。

そして最後に年度更新をし、今年度のデータを入力できるようにした。

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事務の先生にも金額や数に異常がないことを確認してもらい、今年度買った備品を再度登録しなおしてもらうように頼んでおいた。

また、教育委員会に提出した昨年度の最終的な情報が違っているので、更新してもらうように伝えておいた。

問い合わせ

デスクトップ上にあった備品管理システムのショートカットがなくなった。

C ドライブ直下の「備品管理」フォルダーにも、それらしきファイルがない。

対応

現物を確認したが、確かにデスクトップ上にも「備品管理」のフォルダー内にも備品管理システムのシステム部が存在しない。

教育委員会とやり取りした USB メモリーに入っているかもと思い確認したが、そちらにも入っていない。

仕方がないので持ってきたシステム部をパソコンにコピーしてみた。

前年度のデータ部が読み込まれていなかったので、そこを修正し、備品現在高調書と備品一覧の数字や金額を確認し、一致しているのを確認。

これで使ってもらうように頼んでおいた。

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ただわからないのは、なぜファイルが消えたか、だ。

ショートカットが消えるだけならわかるのだが、ショートカット先の元ファイルまで同時に消えるなんてことがあるのだろうか。