備品管理システム

問い合わせ

統合備品管理の年度更新の作業を教えてほしい。

対応

やることは 2 つ。

• 各学校から来た年度末の最終状態のデータをインポートする
• すべての学校のデータをインポートしたら、来年度のデータを作る (年度繰り越し)

データのインポート方法を説明しつつやっていたら、1 校最新のデータが入っていなかったので、作業はここで中断。

年度繰り越しのやり方を説明し、帰ることにした。

問い合わせ

備品管理システムのバージョンが古いというのはどういうことか。

回答

Access のファイル形式が昔のものなので古い。

別に Microsoft がサポートしている間は使えるので特に問題はない。

ただ、64 ビット対応は早めにやった方がいいかもしれない。

問い合わせ

備品管理システムで年度更新ができない。

対応

年度更新ボタンをクリックすると、確かにエラーが出る。

エラーの個所を確認すると、どうやら備品管理システムのファイル名が違っているようだ。

いったん、備品管理システムを停止し、ファイルを確認すると、(おそらく新しいバージョンのリリース日) 別の名前になっていた。

そのため、通常の名前に戻し、再度備品管理システムを実行し、年度更新をした。

今度はうまくいったので、これで使ってもらうように頼んでおいた。

問い合わせ

備品管理システムが急に起動しなくなった。

起動しようとすると、「存在しないパスのため……」といったメッセージが表示される。

対応

確認したら、4 月の頭に起動したときは大丈夫だったらしい。

そして、デスクトップのショートカットをダブルクリックすると、該当のエラーが表示される。

現地に行く前は、データ部のパスがおかしいのかと思っていたが、ショートカット先を確認してみると、ない。

C ドライブ直下に備品管理のフォルダーがあるはずなのが、ない。

しかし、バックアップしたそれっぽいフォルダーがある。

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備品管理のフォルダー名を変えたかと聞いたのだが、覚えがないという。

とりあえず、一番日付の新しいフォルダーを備品管理のフォルダーに変更し、起動してみると、無事に起動した。

今年度に入って備品を登録していないというので、昨年度の備品現在高調書と情報を突き合わせると、ぴたりと一致したので、大丈夫そう。

これで使ってもらうように頼んでおいた。

問い合わせ

備品管理システムのバックアップを USB メモリーに取ろうとしたらなぜかできない。

ハードディスクにはできた。

このハードディスクにできたデータを USB メモリーにコピーしても問題ないのか。

回答

実際に試してみたら同じものができている。

そのため、バックアップで作られる「備品管理BK」フォルダーを USB メモリーにコピーしてもらえれば、同じことになると伝えておいた。

問い合わせ

備品管理システムで備品の処分日を間違えたので修正してほしい。

対応

確かに処分日を一度確定してしまうと修正する方法がない。

そのため、データ部のバックアップを取ってから、データ部を開き、「備品台帳」の該当備品の処分日を修正した。

そして、備品管理システムを開き、処分日が正しいものになっているのを確認し、帰ることにした。

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処分回りとかを次のアップデートで機能として追加しないとまずい。

問い合わせ

備品管理システムで処分してしまった備品の処分日が違うので、変更したい。

対応

その情報は、備品管理システムの画面上からはいっさい修正できない。

そのため、まずデータ部のバックアップを取ってから、データ部を開く。

そして、「処分台帳」の該当備品の処分日を変更した。

備品管理システムを開き、処分台帳の表示や備品現在高調書に問題がないことを確認し、作業終了とした。

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年度が異なる日付を各作業で指定できてしまうのは明らかに問題なので、修正したいのだが、どうしたものか。

問い合わせ

備品管理システムで間違って処分扱いにしてしまった備品を元に戻したい。

対応

まずはデータ部のバックアップを取ってから作業開始。

処分台帳に該当する備品があるのを確認し、備品台帳に戻した。

その後、備品管理システムを開き、各種画面で戻した備品がちゃんと表示されるかや、処分した備品の一覧に表示されないかなどを確認した。

問い合わせ

備品管理システムで年度更新ができなくなった。

今年度のデータを (今頃) 作ろうとしたのだが、「そのファイルはすでに存在します」と表示されてしまう。

対応

システム部やデータ部の場所がわからないということなので、現地へ行くことに。

そして、現物を確認すると確かにエラーが出る。それでもって、今年度のデータは存在しない。

しかし、備品管理システムのフォルダーを見てみると、間違いなく今年度のデータが存在している。つまり何らかの原因で今年度の情報が、消えてしまっているということである。

そこで、今年度の情報をシステム部のテーブルに入力させ、様子を見てみることに。

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とにもかくにも、備品現在高調書があっていればよいのだからと、開いてみると、書類と画面の数字が合わない。

そこで、仕方がないので、去年の備品の購入や処分の情報をさかのぼることに。すると、いくつかの登録しすぎや、処分誤入力が見つかった。

正しく修正してから、再度データを作り直すと、今度は処分していないはずのものが処分されていると、現在高調書に表示される。

処分台帳を見ると、昨年度のデータに今年度の処分の情報が入力されていた。

処分の有無を確認してから、昨年度のデータから処分の情報を削除しておいた。

これで使ってもらえばたぶん大丈夫だろう。

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年度が違う備品の登録、削除などのミスが多すぎる。

ここら辺の設定をシステム的に入れておかないとまずい気がする。