Development department
備品管理システムで備品番号を「255」以上を使用したい。
現在は使用したくても、エラーで備品が登録できない。
備品番号のフィールドが現在 byte 型なので、対応できない。
修正自体は簡単なのだが、データ部のテーブルなので、修正版を配るということができない。
そして、聞いてきた学校が飯田市以外なので、まず飯田市教育委員会に問い合わせて対応を考える必要がある。
ということで、返答が来るまで待ってもらうことにした。
飯田市に問い合わせたところ、備品番号の桁が増えることに問題はないということ。
とりあえず、修正を行い配布する予定。
備品管理システムで、学校からきた処分申請を了承した。
しかし、学校側のデータで処分したことを記録せずに、教育委員会に提出してしまった。
統合備品管理を年度更新してしまい、現在処分申請を了承した備品がある状態になっている。
これは、処分申請を取り下げるのと、年度更新をやり直すのとどちらが簡単か。
処分申請を取り下げる方法が分からない。
それなので、昨年度のデータを再度統合備品管理に取り込み、年度更新をしてもらった方が良いと話しておいた。
後日、学校側で処分した情報を記録したデータを教育委員会に送ってきたという話があった。
そこで、現地に行ってデータの取り込みなどの作業を行う。
ここまでやっておいて、あとは全部の学校の金額と一致すれば、年度更新をして良いと話しておいた。
備品管理システムで、年度末調書と備品一覧で、備品の数や金額が合わない。
備品の数や金額が、一覧の方が多く表示されている。
備品一覧の方が多いので、何かしらで入力ミスや漏れがあると想定していた。
まず、備品現在高調書の値を参考に、各項目ごとに備品の数と金額が一致するか調べる。
すると、合わない項目が出てくるので、テーブルを直接開き、そのデータを調べる。
今回は、2 校対応したが、1 校は購入した年度に入力していないことが原因だった。
本来購入した年度のデータに、備品のデータを入れ込み、年度末調書の値を修正していったらつじつまがあった。
もう 1 校も購入した年度に入力していないのが原因だったのだが、それが 5 年ほど前だった。
間違っていた年から、1 年ずつあっているかを調べていくと、途中で数字が合わなくなった。
そこで詳しく調べると、本来存在しているはずの備品が消えていた。
それなので、備品のデータを入れなおし、また 1 年ずつ調べていく。
最終的には、金額と数があったのだが、大変だった。
統合備品管理で各学校のデータを取り込んだが、備品高調書などの数字が合わない。
電話でいくら聞いても分からないので、現地で確認する。
そこで分かったのが、操作ミス。
始めに、次年度の年度更新をして、そのあとで学校のデータを取り込んでいた。それだと、前年度データの最後の状態が取り込めない。
前年度の状態に戻し、1 校ずつ取り込んでいくと、数字が正常に合うようになってきた。
これで終わりかと思ったら、2 校だけ、備品現在高調書と一覧での金額や備品の数が合わない。おそらく、これはデータの入力ミスなのだが、どこにミスがあるかは実際に調べてみないと分からない。
備品管理システムの備品現在高調書と、備品検査一覧表で備品の数や金額が合わない。
数が合わない原因は複数があるが、その一つとしてデータの整合性の問題がある。
テーブル「備品台帳」だけを見て備品現在高調書は生成されるが、備品検査一覧表は、複数のテーブルと Inner Join をした状態のテーブルを使い生成される。
そのため、外部キーの値と整合性が保たれていないデータは、備品検査一覧表では数に含まれない。
備品検査一覧表の場合、大分類・中分類・備品項目、取引先、保管場所のコードとの整合性を見るのだが、これらに異常な値が入力されている場合がある。
経験上、取引先の値の整合性が保たれていない場合が多いので、そこのチェックはしっかりと行うと良い。
ただし、これは原因の一つであって、複数の原因が存在しうる。
データを見て直る程度ならば良いのだが、原因不明だと本当に困ってしまう。
備品管理システムのラベルシールを印刷しようとしても、印刷プレビューに表示されない。
当然、印刷しても何も表示されない。
試しに 3 枚で備品ラベルを作ろうとしたが、印刷プレビューが完全な白紙になっていた。
デザインビューにすると、なぜか表示される。しかし、3 枚のはずなのに 2 つしか表示されていない。
この時点では、それについて深くは考えていなかった。
Access の不具合かと思い、Office の修復を試してみたが症状が改善せず。
なんとなく、備品ラベルの設定ボタンを押したら、余白の設定が明らかに間違っていた。上の余白はいいのだが、左の余白が 100 mm 以上と明らかに変な値になっていた。
そこで、左の余白を正常なものに変更したところ、2 件は表示されるようになった。しかし、余白の設定をいくらいじっても、1 行に 2 件しか表示されない。
何かおかしいと思い、レポートの印刷設定で余白を見たら、本来はユーザーがいじることのできない、右余白も異常な値が入力されていた。
そのため、上下左右の余白を正しく入力しなおしたところ、正常に印刷されるようになった。
では、なぜ左右の余白の値がおかしくなったのか、だが見当がつかない。
古い Windows 7 のパソコンに備品管理システムが入っているが、新しい Windows 10 のパソコンに移行したい。
フォルダーを丸ごとコピーすれば良いので、USB メモリーを使って新しいパソコンへコピーをした。
一応、動作試験としていくつかの項目を確認したが、問題なく動作したのでそのまま使ってもらうように頼んでおいた。
備品管理システムを更新し、実行したがエラーで起動しない。
エラーメッセージは、データが存在しませんみたいなもの。
備品管理システムのシステム部ファイルを置く場所が間違っていた。
そのため、ちゃんとした場所へ移動し、それに準じたショートカットの設定に変更しておいた。
念のため、備品現在高調書と比較し、正確にデータが読み取れているかも調べた。
備品管理システムをマニュアルに従ってアップデートしたが、「マクロの……」というようなエラーが表示されて起動しない。
現地に行って確認したが、エラーというよりも、マクロを有効化していないのが原因だった。
電話で言っていたエラーの種類は、マクロを有効化していないときに表示されるものだった。
とりあえず、「コンテンツの有効化」を押し、備品管理システムを起動するようにし、金額や備品の数を調べ問題ないことを確認して帰った。
あとでマニュアルを修正しないとだめだ。
備品管理システムを最新バージョンに更新したら、今年度の備品データが読み込めなくなった。
原因は、システム部の年度情報に、今年度の情報が入っていないことである。
症状が出ている学校で、修正版を動かしたら問題なく動作した。ちゃんと動作試験をしてもらい、再度配布する予定。