共有フォルダーにある古いデータは消してもよいのか

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共有フォルダーにある古いデータは消してもよいのか。

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教育委員会 (というか、どこの方針かは知らないのだが) の方針では、文章等は 5 年間の保存である。

しかし小学校なので、6 年は保存しておかないとまずい。

それより古いデータは外付けの HDD や DVD, Blu-Ray に保存しておくように話しておいた。